Ни разу не сисадмин, но как руководитель отвечал в частности и за эту политику не в одной фирме. Для начала нужно знать характер работы фирмы и операционные системы пользователей.
На вскидку: запрещать все мессенджеры бессмысленно. Во-первых, тот же Маил есть на странице почты в веб-режиме, во-вторых, какой-то должен быть корпоративным стандартом, например Скайп (или по выбору), что крайне полезно если есть вероятность удалённой работы (в т. ч. например заболел ответственный специалист). Тут уж надо смотреть по трафику. Иногда мессенджеры даже полезны: в одной фирме горе-специалистка задрала весь отдел интригами и стукачеством. Умелые сотрудники ломанули её аську и предоставили лог руководству. Выяснилось, что уровень её квалификации ниже нуля, а все успешные действия за неё делал любовник, реальный спец, по аське.
Соцсети закрывать однозначно. Почтовый сервер - ну смотрите сами. Безопаснее конечно свой, но только если обеспечите 100% бесперебойную работу. В противном случае придётся пользоваться публичным, но тут вопрос в уровне защищаемой информации. Гостайну Гмайлу я бы не доверил, а какие-то рабочие материалы, которые не интересны никому за пределами фирмы - вполне.
То же самое с внешними носителями: уровень конфиденциальности информации. Знаю частную лавочку, где тупо закрыты все USB-накопители и CD/DVD на запись, и знаю казённую контору, где внутренними правилами запрещена передача информации кому бы то ни было вне работы, да и сама информация зачастую на втором, а то и третьем допуске секретности и никто не мешает брать её на дом на флэшке и никаких проблем не возникает. Так что тут надо думать не о технических средствах, а о разумности политики. Собственно, хорошим средством от многих проблем является корпоративный интранет с защищённым доступом по интернету. Но это уже нехилая задача для сисадмина.
В общем, мало данных о фирме для серьёзных советов.
.)
